業務改善にあたっては、目的を踏まえた上での全体設計と、「ムダ・ムラ・ムリ」のない業務設計を行うことが重要です。   目的を外すとムダが生じ、業務の生産性が低下します。また、業務の目的を明確にすることは、ムダのない仕事をするために重要ですが、目的の原点を探ることで、さらに価値の高い仕事ができます。   「ムダ・ムラ・ムリ」は、次のように定義づけることができます。   ムダ…ミスやロスなどそもそも不必要なもの ムラ…仕事量が一定せずに閑散期と繁忙期の差がムダやムリを生むこと ムリ…保有能力やキャパシティを超えた仕事のこと   目的が明確になったら、それを目標に落とし込みます。目標の本質はチャレンジするレベルを設定すること。現状を否定し、改善・改革など新たな打ち手の結果到達するのが正しい目標設定です。   「ありたい姿」を描き、それを達成するために何をするのかを逆算して考える（=バックキャスティング）ことで、今までにない新たな打ち手や対策が見えてきます。       業務の目的と目標が定まったら、目標を細分化し、メンバーの目標に落とし込んでいきます。各項目を担当者の行動言語レベルまで具現化するとき、判断基準になるのが5W2Hです。         現場の生産性を最大化するポイントは3ステップに整理できます。   第1ステップは「現場の全体像を押さえること」。「いつ、誰が、どこで」を具体的に押さえることで、業務の抜け漏れや重複をなくすことができます。   次に「正しいやり方を型決めすること」。誰がやっても同じ時間で同じ成果が上がるような仕組みを考えなければいけません。   最後は「やらざるを得ない仕組みにすること」。計画があっても何らかの事情や、やる気・モチベーションの多寡によって成果は変わってきます。             業務が非効率になる要素として「ムダ・ムラ・ムリ」があります。業務のムラは「平準化」、能力のムラは「標準化」で対策を講じることができます。   平準化は、例えば生産現場において生産量の繁閑を均し、繁忙期における残業時間や閑散期における手待ち・ライン停止などを防ぎ、不要なコストを下げ、歩留まりを高める取り組みです。   ポイントは計画です。現場リーダーは、少なくとも月次ベースの人と業務の流れを俯瞰的に見通し、調整を図り、全員の業務が平準化するような行動計画を立てる必要があります。   一方、標準化は業務の手順化やマニュアル化を進め、ヒトに属する技術力や業務処理能力を均す取り組みです。標準化が進めば、経験の浅い社員のレベルが底上げされ、効率的に、誰もが同じレベルのタスクを行うことができます。           決めたことを実行するためのマネジメント手法の1つに「5S活動」があります。5S活動とは、整理・整頓・清掃・清潔・躾（しつけ）の頭文字をとった活動で、仕事の進め方の基本を示したものです。   直接的な効果としては、職場環境の美化、従業員のモラール向上などが挙げられますが、本質的な目的は「仕事の成果を高めること」です。   整理とは、モノや仕事を「要るもの」と「要らないもの」に分けて、「要らないもの」を捨てること。価値判断力を磨き、日々の業務の中で的確な状況判断をして、不要な仕事やモノは常に処分していくことが大切です。   整頓とは、整理して残った重要なモノや仕事をあるべき場所に格納しておくこと。これにより、いつでも誰でも必要なモノが必要な時に取り出せるようになります。必要な書類、人、ノウハウを瞬時に段取りできると業務処理スピードが速まります。   清掃とは文字通り、常に掃除をして職場をきれいに保っておくこと。きれいな職場はそれだけで気持ち良いものですが、効果はそれだけに留まらず、異常の発見を早めるといった効果もあります。5Sを活用し、本質を極め、仕事の成果を高めていきましょう。     ※本文・図はタナベ経営主催「業務改善スクール」のテキストを抜粋して制作しています。