働き方改革によって、多くの企業で残業削減や育児休業の取得率向上などが進んでいる。こうした「制度」の他、グループウエアやチャット、テレビ会議システムなどの「ITインフラ」を活用する動きも活発だ。そんな中、オフィス用品メーカーのコクヨでは「働く環境」を加え、三つの視点から、働き方改革を行っている。 そんな考え方の背景には、過去に同社が行った調査結果がある。それによると、働き方改革に着手している企業は約半数の45%。しかし、そのうち改革に「効果あり」と答えた企業は26％で、全体のわずか約4分の1にとどまる。   さらに経営者と従業員に分けて行った調査では、興味深い結果が出た。「働き方改革に効果があった」と答えた割合は、経営者39%に対し、従業員はわずか19%。つまり、81％もの従業員が「効果なし、または悪化」と認識していることが分かった。   これらは、現場不在の働き方改革が進められている証左だと言えよう。実際、調査結果からは「『業務量は減らさず労働時間だけ削減』はあり得ない」「残業禁止はサービス残業、早朝休日出勤が増えるだけ」「育休・時短勤務者が増えたら、それ以外の人の負担が増えた」といった声が上がった。   この調査結果から、コクヨは制度やITインフラだけで働き方改革が成功することはないと捉え、自社の事業にも直結する「働く環境づくり」を推進することで、従業員の働き方改革を実践していった。   「当社はオフィス用品メーカーというイメージが強いかもしれませんが、以前から『働きやすいオフィスづくり』に向けたソリューションを提案してきました。このサービスは自社で長年取り組んできた経験に基づくノウハウでもあり、それを提供することで、お客さまの課題解決を実践しています」   そう語るのは、コクヨの販社支援グループGMで働き方改革提案プロモートディレクターの田島徹也氏だ。働き方改革が叫ばれる前から、コクヨでは働く環境を整えることに着眼し、生産性の向上に寄与してきたのである。     ハサミなどの文具は共有化し、収納場所を固定         コクヨでは「快適性」「効率性」「創造性」の視点から、「働きやすい環境づくり」を推進している。   「快適性」とは、働く人が気持ち良く能動的に働ける環境のこと。例えば、洗練されたデザインでスタイリッシュなオフィスも快適性に含まれる。快適なオフィスは、従業員のモチベーションを高めるだけでなく新卒学生などへのアピールにつながり、優秀な人材確保という面でも効果が期待できる。   「効率性」とは、働く上での無駄を改善することで、より良い成果を出していける環境のこと。不要なものを収納するスペースを減らしたり、会議時間の短縮が図れるよう立ち会議用のデスクをオープンなスペースに設けるのも、効率性向上を見据えた設計の一環である。   「創造性」とは、気付きやアイデアを生み出せる空間づくりだ。他部門の従業員が集まりやすいレイアウトの工夫、リラックスできるフリースペースの確保、さらには周りを気にせずに仕事に集中できる個室など、さまざまな目的の空間を創ることで、創造性ある仕事を後押しするという考え方である。   「この三つの視点から改善していくことで、大きな変化が期待できます。さらに、快適性、効率性、創造性を維持・向上させるための具体的な手段として、『場』『ツール』『運用』という三つの要素からアプローチしていくことが重要。これらをバランスよく取り入れることで、生産性の高いオフィス環境が実現できるはずです」（田島氏） 言い換えれば、会議室やリフレッシュスペースなどの「場」をつくり、オフィス家具や文具類といった「ツール」を活用するだけでは不十分ということだ。そこに適切な「運用」が伴わなければ、働きやすい環境の維持・向上は難しい。   適切な運用とは、5Sやファイリングルールの徹底など、場やツールをどう使っていくかということ。これらの要素をうまく組み合わせていくことが、働きやすい環境づくりにとって重要なのである。   「その際に忘れてはいけないのが継続性です。一度改善して安心してしまうと、やがて陳腐化します。常に変化し続けるオフィスの課題を解決できるように活動を継続することで、働く環境は大きく改善されていきます」（田島氏）   リフレッシュにも、ソロワークや打ち合わせにも使える多用途な空間。執務エリアとはモードを切り替えた働き方が可能     オフィスの改善を続けることが働き方改革につながるわけだが、そうした改善の成果を見られる場所がある。コクヨの「ライブオフィス」だ。   現在、全国28カ所にあるライブオフィスは、50年前の1969年に大阪本社オフィスを全館ショールームにしたことに端を発する。同社では、自社商品の活用方法などがひと目で分かる「生きたショールーム」を見学してもらうことにより、オフィスのトータル提案を長らく行ってきた。   その後、全国の拠点にも展開して、より良いオフィスづくりの一助になるよう社外からの見学を受け付けてきた。そんな全国にあるライブオフィスの中心的な役割を担うのが、霞が関ライブオフィスだ。   「『オフィスカイゼン委員会』のメンバーが中心になって、働く環境の改善を推進しています。月1回の会議を開いて意見交換をしたり、従業員の意見やアイデアを吸い上げて実践することで、働きやすい環境づくりを行っています。この委員会が、より良い働く環境をつくるための『運用』の中核を担う組織と言えます」（田島氏）   霞が関オフィスを見学すると、ちょっとした配慮や気遣いが至る所に散りばめられていることに気付く。例えば、営業担当者が利用するフリーアドレスデスクの至近に、商品の受発注担当者の固定席を配置。この配置も、両者がコミュニケーションを図りやすいようにと考えられたレイアウトの一例だ。   「ツール」の使い方もユニークである。ハサミやパンチング、ステープラーなど使用頻度の少ない文具は個人所有ではなく共有化している。ウレタンを各ツールの型に切り取った台を用意し、収納場所を固定。すると使用後は元に戻す習慣がつく。また、この場所には自然に人が集まり、コミュニケーションが自然と促される。   その他にも、立って会議ができるデスクをオフィスの中央に配置したり、逆にオフィスの隅には集中して業務ができるよう、外部から遮断された小さなブースを設けたりしている。   このように、従業員が働きやすくなる工夫や配慮を「見える化」しているため、社外からの見学者は自社の改善策のヒントを得やすいのだ。   霞が関ライブオフィスには、働きやすくする工夫や改善のヒントが満載     サイをキャラクターに用いたカードを使い、ユーモアを交えながら改善を推進     霞が関ライブオフィスは従業員約500名が働く大規模なオフィスだが、同社には20～50名規模や100名前後の拠点など、さまざまな規模のライブオフィスがある。自社の規模に近いライブオフィスを見学してもらい、働く環境づくりのヒントを得てほしい、という考えからだ。   自社のオフィス改革を進めるには、オフィスカイゼン委員会のようなセクションの設置も必要不可欠になる。そうした活動を継続していくには、いくつかのポイントがあると田島氏はアドバイスする。   「まずは上司が理解を示すこと。オフィスの改善は働く一人一人が日頃に感じている不便などを改善していくための活動ですから、ボトムアップで行います。その改善活動に上司が理解を示さないとなかなかうまくいきませんので、上司の支援は不可欠。加えて予算も獲得して活動していただきたいですね。予算といってもお菓子代程度で十分。打ち合わせ時の飲食費があれば、打ち解けた雰囲気で改善活動を始められます」（田島氏）   さらに、「活動を続けるには堅苦しい雰囲気ではなく、ユーモアを交え、楽しみながら改善していくことも大切」と田島氏は指摘する。指摘の通り、コクヨの霞が関ライブオフィスでは、従業員に協力を依頼する事柄は動物の「サイ」をキャラクターに用いたカードを貼り、「○○○をしてくだサイ」といったようにお願いをする。   逆に、ルールが守られていない場合はデビルマークがついたカードで「デビル多発地帯危険サイン」を示すなど、ユーモアに富んだ表現でコミュニケーションを取りながら、働く環境の改善を促す。こうした遊び心が、従業員の協力を仰ぎやすい雰囲気づくりに役立つというのだ。   働き方改革には制度やITツールだけでなく、「働く環境」が重要であることをコクヨの取り組みは教えてくれる。   コクヨ B流通推進本部 販社支援グループGM 働き方改革提案プロモートディレクター 田島 徹也氏