会計ソフトとクレカ連携で精算を劇的に減らす：freee（フリー）

 

 

「ユーザーにとって本質的に価値があると自信を持って言えることを行う」というfreeeの企業姿勢は、「事業用クレジットカードの発行だけでなく、さまざまな業務アプリとの連携へと広がっている」と佐々木氏は強調する。

 

その一つが、交通費などの経費精算だ。例えば、ヴァル研究所の「RODEM（ロデム）」という経路検索システムを会計ソフトfreeeと連携すると、出掛ける前に調べた訪問先までの移動経路を基に、交通費の精算が簡単にできる。通勤定期券を考慮した運賃計算や自宅からの直行直帰経路にも対応しており、従来のように精算時にもう一度、経路を検索して交通費を調べる手間を省くことができる。

 

また、業務に必要な物品の調達においても、会計ソフトfreeeとの連携が威力を発揮する。ECサイトの「Amazon（アマゾン）」や「ASKUL（アスクル）」「楽天市場」で消耗品などを購入すると、購入履歴を同ソフトに取り込むことができる。

 

デジタルデータの便利な点は、業務の効率化とともに、正確な精算が可能となることだ。金額を手動で入力する交通費精算は不正リスクの生じる余地があったが、事業用クレジットカードや経費精算アプリなどを活用すれば、不正リスクを減らし、組織の内部統制の強化を図ることができる。

 

こうした連携サービスをフル活用しているA社では、飛行機や新幹線代、宿泊費、レンタカー代に至るまで、出張経費を後払いしている。従業員に「モバイルSuica」を支給し、それを事業用クレジットカードと連携して、通勤定期代や出張時のタクシー代の支給をなくすことにも成功した。さらには、会食費なども事業用クレジットカード決済としたことで小口現金を社内に置く必要がなくなり、管理の手間や紛失リスクがなくなった。

 

この結果、従業員が経費を立て替える必要がなくなった上、経費精算にかかっていた時間を削減。上司や経理担当者の手間もなくなり、その分、本来取り組むべき業務に注力できるようになったという。

 

オフィスのキャッシュレス化について、経理業務に携わる全国ビジネスパーソン約1000名を対象に行った調査では「現金の精算処理を経理業務の負担に感じるか」という問いに対し、「とても負担に感じる」が29.7％、「どちらかというと負担に感じる」が41.9％と合わせて71.6％の担当者が負担に感じていることが分かった（【図表2】）。迅速で正確な処理が実現できるだけでなく、担当者の負担を減らせるキャッシュレス化は、導入を促進する意義が大いにありそうだ。

 

 

【図表2】現金の精算処理を経理業務の負担に感じるか

 

 

 

 

 

こうした法人キャッシュレス決済を社内で推進していくためには、「事前に社内の合意を形成しておくことが肝心」と佐々木氏は助言する。

 

「業務のやり方を急に変えることで問題が生じたり、業務を担う担当者が抵抗感を抱いたりといった事態が想定されます。特に経理業務に長く携わっている人は、従来のやり方を変えることに違和感を覚えることが多いようです。それを一概にないがしろにするのは得策ではありません。とはいえ、法人キャッシュレス決済は、これからの時代に欠かせない取り組みですから、旗振り役を任命して、その人の下で進めていくべきでしょう」（佐々木氏）

 

中小企業であれば、当然、社長が旗振り役としてリーダーシップを発揮すべきである。その際、社内法人キャッシュレス決済が自社にとっても従業員にとっても利点の大きい取り組みであることを、あらかじめ周知することが必要だ。その上でプロジェクトを立ち上げ、データによる自動経費精算の導入を図るべきだろう。

 

なお、freeeでは、サイボウズやLINE、Chatworkなどの業務アプリとも連携を進めるとともに、連携に必要なAPI※をオープンにしており、ユーザー企業独自のPOS（販売時点情報管理）レジシステムや帳票作成システムともデータをやりとりすることが可能だ。

 

freeeはスモールビジネスを意識したクラウド会計ソフトである一方、企業の成長に合わせて活用できるクラウドERP（基幹業務システム）でもある点に着目したい。

 

「当社では、APIをさらに強化することで、外部プログラムとのデータ連携をさらに強化していく考えです。これによって、ユーザーの皆さまの業務の効率化を加速させていきたいと願っています」（佐々木氏）

 

経費にまつわる煩雑な業務を手放せば、本業に集中し、事業価値を高めるための時間をつくり出せる。キャッシュレス化という手段ではなく、その先にある“本質的（マジ）な価値”の提供を目指し、freeeは進化を続けていく。

 

 

※アプリケーション・プログラミング・インターフェース。ソフトウエア同士が機能や情報をやり取りするための窓口