Vol.12 業務効率化実践のポイント

 

 

 

業務改善にあたっては、目的を踏まえた上での全体設計と、「ムダ・ムラ・ムリ」のない業務設計を行うことが重要です。

 

目的を外すとムダが生じ、業務の生産性が低下します。また、業務の目的を明確にすることは、ムダのない仕事をするために重要ですが、目的の原点を探ることで、さらに価値の高い仕事ができます。

 

「ムダ・ムラ・ムリ」は、次のように定義づけることができます。

 

ムダ…ミスやロスなどそもそも不必要なもの
ムラ…仕事量が一定せずに閑散期と繁忙期の差がムダやムリを生むこと
ムリ…保有能力やキャパシティを超えた仕事のこと

 

目的が明確になったら、それを目標に落とし込みます。目標の本質はチャレンジするレベルを設定すること。現状を否定し、改善・改革など新たな打ち手の結果到達するのが正しい目標設定です。

 

「ありたい姿」を描き、それを達成するために何をするのかを逆算して考える（=バックキャスティング）ことで、今までにない新たな打ち手や対策が見えてきます。

 

 

 

業務の目的と目標が定まったら、目標を細分化し、メンバーの目標に落とし込んでいきます。各項目を担当者の行動言語レベルまで具現化するとき、判断基準になるのが5W2Hです。

 

 

 

 

現場の生産性を最大化するポイントは3ステップに整理できます。

 

第1ステップは「現場の全体像を押さえること」。「いつ、誰が、どこで」を具体的に押さえることで、業務の抜け漏れや重複をなくすことができます。

 

次に「正しいやり方を型決めすること」。誰がやっても同じ時間で同じ成果が上がるような仕組みを考えなければいけません。

 

最後は「やらざるを得ない仕組みにすること」。計画があっても何らかの事情や、やる気・モチベーションの多寡によって成果は変わってきます。